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Text File  |  1991-09-27  |  8.9 KB  |  204 lines
  1.  
  2.                        Help Screen For Activities File  
  3.  
  4.                                  Overview
  5.  
  6. The Activities file serves 3 purposes:
  7.  
  8. 1) As you contact  Clients over the phone, the screen will identify to  you ì
  9. detail  information  on that Client as soon as you input the  company  name ì
  10. into the Activity screen, or the first few letters of the company name. 
  11.  
  12. 2)  In your absence, your secretary may be receiving inquiries for you.  In ì
  13. those  cases where the caller already has a record entered into the  Client ì
  14. file,  your  secretary will see all of the detail  information  about  that ì
  15. Client in 2 seconds.  If, on the other hand, that inquiry is from a  Client ì
  16. not known to you, your secretary will then be able to enter a message  plus ì
  17. some more detail information, such as name, address, and zip code. 
  18.  
  19. This  achieves  two objectives:  a)  You or your secretary can  input  data ì
  20. into  the Activity file on any Client, regardless of  whether or  not  they ì
  21. are already in the Client file. b) Messages taken in your absence into  the ì
  22. 'NEW'  category  will  not  be lost but will be  grouped  together  in  the ì
  23. activity  reports, with their comments and phone numbers. In this way,  you ì
  24. can follow up on all inquiries made in your absence, even if your secretary ì
  25. recorded partial messages.
  26.  
  27. 3)   All of the activities--both incoming inquiries and outgoing  Clienting ì
  28. calls--will  generate  reports,  sorted  by  name,  dates,  company   name, ì
  29. comments, that will help you track and then follow up on those calls.
  30.  
  31.  
  32. Observe  that  if  the  Client is already in the  Client  file,  a  lot  of ì
  33. information is displayed either to you or to your secretary, but you  input ì
  34. only  3  new items per activity: "COMMENTS", "DATE OF NEXT  APPOINTMENT  OR ì
  35. COMMITMENT",  and   "HOW  MUCH  REVENUE/EXPENSE  DID  YOU  INCUR  ON   THIS ì
  36. ACTIVITY".
  37.  
  38.                       ================================
  39.                       |           OPTION "C"          |
  40.                       |    Creating a Callback list   |
  41.                       =================================
  42.  
  43.  
  44. This 'callback' option is a special case of the Add option on the  activity ì
  45. menu  that  you just came from.  It takes all commitments  or  appointments ì
  46. that you had made for today, and then scrolls through each record as though ì
  47. you had entered them one at a time from the report: 'Today's Appointments'.  
  48.  
  49. It  shows  you the comment from the activity record  where  you  originally ì
  50. created  the  future commitment that resulted in today's  appointment.   It ì
  51. then  creates  a new activity record for each of today's  appointments  and ì
  52. waits for you to enter in any comment or future commitment.
  53.  
  54.  
  55.  
  56. è                       ================================
  57.                       |           OPTION "A"          |
  58.                       |     ADDING A NEW RECORD       |
  59.                       =================================
  60.                                (A to Add  data)
  61.  
  62. To understand how to add a record into the activity file, go to tutorial  2 ì
  63. in  PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF.    
  64.  
  65. Iεá brief¼á  al∞ record≤ iε thσ activit∙  filσ  arσ relateΣ  t∩ record≤á iε ì
  66. thσá Clien⌠á file«á  An∙ onσ recorΣ iε thσ Clien⌠  filσ caε  havσá multiplσ ì
  67. record≤á iε thσ activit∙ file«á   An∙ timσ yo⌡ attemp⌠  t∩ adΣá  ßá  recorΣ  ì
  68. int∩ thi≤ file¼á thσ prograφ wil∞ firs⌠ seσ iµ  yo⌡  havσ  ß maste≥  recorΣ ì
  69. fo≥á tha⌠ activit∙ iε thσ Clien⌠ file«á  Thσ prograφ ha≤á  one¼á exception¼ ì
  70. though║á  iµá yo⌡á ente≥á aε activit∙ witΦ ß compan∙ namσá oµá  'NEW'¼á thσ  ì
  71. prograφ allow≤ aε unlimiteΣ numbe≥ oµ 'unattachedº activitie≤  iε  thσ filσ ì
  72. witΦ thi≤ name«  
  73.  
  74.  
  75.                       ================================
  76.                       |           OPTION "G"          |
  77.                       | RETRIEVING AN EXISTING RECORD |
  78.                       =================================
  79.                              (G to GET/EDIT data)
  80.  
  81.  
  82. Once  you understand how to retrieve a record using the "G" option  in  the ì
  83. Client  file,  then  you can do the same in about any  other  part  of  the ì
  84. program.  
  85.  
  86. Observe  that  when you search for a record in the Activity file,  you  are ì
  87. looking  for a company name, using the  "S" option within the  "G"  screen.  ì
  88. Once  you find the record, you have actually located the first  record   of ì
  89. all  of the Activity records under that company name.  To then look at  the ì
  90. records  "behind" that first one, use the "F" and "P" options (Forward  and ì
  91. Prior) to flip back and forth to see each record.  All activity records for ì
  92. any one Client are grouped together by date, then time of message.
  93.  
  94.  
  95.                                ==============
  96.                                |  OPTION S: |
  97.                                ==============
  98.  
  99. Daily  Snapshot  of Appointments.   This gives you a quick listing of  your ì
  100. appointments  for  any one day.    If you had entered a time  for  any  one ì
  101. appointment, then that appears also.
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.                                ==============
  107.                                |  OPTION 1: |
  108.                                ==============
  109.  
  110.  
  111. èCalendar.   This will show you the days of the week for any 4  week  period ì
  112. that you select for the next 2,000 years.  Used for clarifying days of  the ì
  113. week and numeric days of the month when establishing appointments.
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.                                ==============
  119.                                |  OPTION O: |
  120.                                ==============
  121.  
  122.  
  123.                      O  for Open or Pending Activities
  124.  
  125.  
  126. This  option gives you the ability to set aside activities into a  'bucket' ì
  127. that you designate as still open or pending.  Some activities may not  have ì
  128. a  future commitment date but are unresolved pending some other follow  up.  ì
  129. You  can  think  of these 'Open' activities as existing in  an   'Open'  or ì
  130. 'Pending' folder.
  131.  
  132. By  default, all activity records are 'Closed'.  You can elect to make  any ì
  133. single  activity  record  'Open' by entering the 'F10' key  on  either  the ì
  134. Activity Add or Activity Get screen. 
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.                          Treatment of FAX numbers:
  141.  
  142. This program will carry over your FAX number into each activity record as a ì
  143. visual convenience for you if you observe these steps:
  144.  
  145. 1)  Enter a 'FAX=' code into the comment line of the client file.
  146. 2)  At the end of the FAX number, place a '/'.
  147.  
  148.  
  149. Each client record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  150. 'FAX='  code  into either line, in any place in that  comment  line.   Also ì
  151. observe that case convention is irrelevant.  'FAX=' is that same as 'fax='.
  152.  
  153. Let's say, for example, that your client has a FAX number of (214)690-4782.  ì
  154. You  would then enter this code into the comment line of the  Client/client ì
  155. record:
  156.  
  157.                             FAX=(214)690-4782/
  158.  
  159.  
  160. The  program will interpret the '/' as the end of your FAX number and  will ì
  161. then move over this phrase to the beginning of each new activity record:
  162.  
  163.                             FAX=(214)690-4782
  164.  
  165.  
  166. è                   Treatment of duplicate Company Names:
  167.  
  168. An option exists within the program to accommodate duplicate Company Names.  
  169.  
  170. Remember that when you enter an individual name without a Company Name, the ì
  171. program  will  create a Company Name consisting of 'first plus last'  name.  ì
  172. Later,  when you print labels,  the label generator will look to see if the ì
  173. Company  Name is the same as 'first plus last' name and will then skip  the ì
  174. Company  Name in the label,  thereby freeing up one line of the  five  line ì
  175. label.
  176.  
  177. To  insert any company name of your choosing in this skipped line,  observe ì
  178. the following logic:
  179.  
  180. 1)  Enter a 'DUPL=' code into the comment line of the client file.
  181. 2)  At the end of the duplicate name, place a '/'.
  182.  
  183.  
  184. Each Client record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  185. 'DUPL='  code  into either line, in any place in that comment  line.   Also ì
  186. observe  that  case  convention is irrelevant.  'DUPL='  is  that  same  as ì
  187. 'dupl='.
  188.  
  189. Once the program senses that you have entered a 'DUPL=' code,  that  entire ì
  190. name will be placed into the label in the line where the company name would ì
  191. have gone before.
  192.  
  193. Observe  that this duplicate company name logic will also work when you are ì
  194. outputting data.  Recalling the Main Program Menu, option B:
  195.  
  196.                         "B)  Import or Output data"
  197.  
  198.  
  199. Once you select 'B' on the Main Program Menu, you will then see the 'Import ì
  200. or  Output  Data  Menu.'  If you select options 2, 3, 4,  or  5,  then  the ì
  201. duplicate company name logic will work with these selections as well.
  202.  
  203.             "2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]"
  204.             "3)  Output records to WordPerfect[TM] 4.2 or 5.0"
  205.             "4)  Output records to dBASE III [Reg. TM]"
  206.             "5)  Output records to Microsoft [Reg. TM] Word 4.0"
  207.